İyileşmeKişisel Gelişim

İşletmelerde İyileştirme – Geleceğiniz İçin Uyulması Zorunlu 3 Yasa

İşletmelerde İyileştirme – Yeni bir işe başlamak her zaman için heyecan vericidir. Bu heyecan iş hayatında zamanla kaybolabilir veya rutine binebilir. Tekrar yeni heyecanlar oluşturmazsanız verim düşer. Yeni bir heyecan dalgası üretmek için de yenilikler yapmanız gerekir. Yenilik heyecan ve merak demektir. İş hayatında heyecan ve merak oluşturmanın en iyi yollarından biri sisteme ve süreçlere müdahale etmek ve yeni bir başlangıç gibi hissederek yeni bir heyecan dalgası oluşturmak ve motivasyonu sağlamaktır.

İyileştirme Nedir?

İşletmelerde İyileştirme – Kısa tanımıyla iyileştirme, “Bir organizasyonun halihazırda nasıl çalıştığını olumlu yönde değiştirmek” anlamına gelir. Organizasyon; sistem, insan kaynağı ve malzemeden oluşur. İnsanı geliştirmek işi geliştirmekle aynı anlama gelir. Ancak, adındaki “geliştirme” sözcüğü biraz göz korkutucu olabilir. Hatta “metodoloji” olarak daha pek çok ve kafa karıştırıcı terim var. Bu laf cambazlıklarına aldırış etmeyin. Hepsinin anlamı benzerdir. Hatta iyileştirmenin karmaşık olması da gerekmez. Yapmanız gereken, iyileştirme yolculuğunuzda size rehberlik edebilecek temel ilkeleri bilmeniz ve uygulamanızdır.

Üç İyileştirme Yasası, kuruluşunuzda bir şeyleri iyileştirmeye başlamak için kullanabileceğiniz ilkeleri tanımlamaktadır. İyileştirmenin en etkili yolu, çalışanlarınızın sahip olduğu gücü (yetenekleri, becerileri vb.) açığa çıkarmaktır. Böylece çalışanlarınızı iyileştirmeye dahil etmeye başlayabilirsiniz.

Karşılaşabilecek en büyük zorluk takım çalışmasında ortaya çıkacak muhtemel sorunları bir araya getirmek, analiz etmek ve iyileştirmesi için zaman ayırmaktır.  Ayrıca iyileştirmenin faydalarını finansal olarak nasıl ölçeceğinizi de bilmelisiniz.

***

İşletmelerde İyileştirme – İş geliştirme alanına da ilham veren bilim kurgu yazarı Isaac Asimov’dur. Onun “Üç Robotik Yasası” işletmelerde iyileştirmenin 3 yasasına ilham vermiştir.

Asimov’dan alınan ilhamla ortaya çıkan iyileştirmenin üç yasası şunlardır:

1-) Bir süreçteki birçok küçük değişiklik, “sistem” düzeyinde büyük iyileştirmelere yol açar.

2-) Süreçteki insanlar, sorunları ve kısıtlamaları anlamada ve onu iyileştirmede için en iyi seçimdir.

3-) Hataları ve olumsuzlukları halının altına süpürmekten işletmeyi korur.

Bunların her birini biraz daha ayrıntılı olarak açıklayalım:

1-) Küçük bir değişiklik “sistem” düzeyinde büyük bir gelişmeye neden olabilir.

Buna “Marjinal Kazançlar Doktrini” denir. Esasen fikir şu ki, süreçteki her adımı %1 oranında iyileştirirseniz, en üst düzeyde büyük kazanımlar elde edebilirsiniz. Daha da iyisi, önemli verimlilik kazanımları elde etmek için gereksiz adımları ortadan kaldırın, diğerlerini birleştirin ve çoğunu basitleştirin.

Bunun her zaman kesin olarak doğru olmadığını kabul edebiliriz. Ancak, bu fikri uygulamak, insanları iyileştirmeye dahil etmenin çok güçlü bir yoludur. Özellikle çalışanlar birebir ilişkinin olduğu işletmelerde iyileştirme daha fazla olur. İnsanları dahil ederek veya motive ederek kendi iş süreçlerini iyileştirmek için basit araçlar kullanarak, organizasyonda çalışanların enerjisini gerçekten artırabilir ve böylece iyileştirmenin gücünü fark etmeye başlayabilirsiniz.

2-) İkinci yasayı hatırlayalım: Süreçteki insanlar, sorunları ve kısıtlamaları anlamada ve onu iyileştirmede için en iyi seçimdir.

Anadolu deyimiyle “derdi çeken bilir!” Süreçte çalışan insanlar, sorunları anlamak için en iyi konumdalar ve bu nedenle, iyileştirme faaliyetlerini yürütmek için en iyi insanlar çalışanlardır.

İyileştirmenin, bir organizasyonun halihazırda nasıl çalıştığını değiştirmek anlamına geldiğini söylemiştik. Elbette sihirli haplar yoktur. İyileştirmenin en iyi yolu, süreçlerinizi ayrıntılı bir şekilde incelemek ve bunun ortaya çıkaracağı tüm aksaklıkları ve verimsizlikleri ele almaktır.

Bu incelemeyi yapacak ve iyileştirmeler önerecek en iyi insanlar, her gün çalıştıkları için süreci yakından bilen insanlardır. Elbette basit iyileştirme teknikleri konusunda dış uzmanlara da ihtiyaç vardır. Ekibin etkili çalışmasına yardımcı olacak profesyonel bir kolaylaştırıcıya sahip olmak faydalı olsa da özünde, çözümler organizasyon içindedir.

Danışmanlar işi kolaylaştırıcılardır. Gerekli beceri eğitimini sağlayarak ve çalışanların genellikle cesaret edemeyecekleri türden garip sorular sorarak yardımcı olabilirler; ancak süreç sorunlarınızın çözümleri kendi çalışanlarınızdadır.

Süreçte çalışan insanları iyileştirme ekibinde kullanmanın bir başka faydası da, onların coşkusunu ateşlemenin ve moralini yükseltmenin yanı sıra ekip çalışmasını ve iletişimi geliştirmenin harika bir yolu olmasıdır. Aynı zamanda çok uygun maliyetlidir.

3-)  İyileştirme çabası, hataları ve olumsuzlukları halının altına süpürmekten işletmeyi korur.

Genellikle süreçler iyi çalışmadığında veya sorunlar ortaya çıktığında, yönetim “suçlayacak” birilerini arar. Bazı sözde hatalı bireylere “geri bildirim” ve ek eğitim vermek, tüm sürecin karmakarışık olduğunu kabul etmekten çok daha kolaydır. Sorun şu ki, çoğu sorun ve hata aslında bireylerden çok süreçle ilgili sorunlardan kaynaklanıyor olabilir. Düzenli olarak hedeflere ulaşamamak, yetersiz bireylerden ziyade istikrarsız bir sürecin göstergesidir. Sorun şu ki, suçlanacak insanları aramak, hataları halının altına süpürme etkisine sahiptir. Hatalar örtbas edilir (ki bu maliyetlidir) ve suçu başka yöne çevirmek için mazeretler aranır (bu da yanlış bilgiye yol açar).

Hataların açık tartışmasını suçlamadan teşvik etmedikçe, onlardan asla bir şey öğrenemeyiz ve gelişemeyiz. Günah keçisi aramak yerine “Süreçle ilgili bu hatanın veya performans sorununun ortaya çıkmasına neden olan nedir?” diye sormalıyız.

Bu üç yasa, insanların sorunları ve endişeleri dile getirmekte özgür oldukları ve bunları çözmek için birlikte çalışmaya istekli oldukları bir iyileştirme kültürü yaratmak için gereklidir.

Ve üç iyileştirme yasası, süreçlerimizi iyileştirmeye başlamak için atmamız gereken dört adımın temelini sağlar:

1-) Ekibinizle görüşün ve işlevsiz bir süreç seçin.

2-) Sürecin haritasını çıkarın ve sorunlarını, kısıtlamalarını detaylandırması için süreç ekibini destekleyin.

3-) Sorunları ve kısıtlamaları ele almak ve riskleri ve gecikmeleri en aza indirmek için ekip olarak çalışın

4-) Daima müşteriye odaklanın. Müşteriye faydası olmayan her şey elenmelidir. Kontroller, etkili olmaları için gereken minimum düzeyde olmalıdır.

Müşteri, sürecinizin amacını tanımlar – bazen unuttuğumuz bir nokta – bu nedenle müşterinin süreçle ilgili gerçek gereksinimini sonuçlar, hizmet, kalite, fiyat ve teslimat açısından anlamamız gerekir. Buna “Müşteri Değeri” diyoruz.

İyileştirme faaliyetimiz daha sonra müşteri için bu “değeri” maksimize etmeye çalışmalıdır. Böylece, organizasyonu dahili operasyonlar etrafında değil, müşteriye değer sağlama etrafında yapılandırmamız gerektiği anlamına gelir.

Personeli, süreci müşterinin bakış açısından görmek için eğitin ve hatta buna “müşteri yolculuğu” deyin. Bu, aydınlatıcı olabilir ve iyileştirme için güçlü bir itici güç olabilir.

İşte 3 İyileştirme Yasası budur. Peki bu yeterli mi? Hayır; iyileştirme süreçler bütünüdür. Belirli periyotlarda ve elde edilen göstergelere göre tekrarlanmalıdır.

Haydi bakalım; kolay gelsin.

Başa dön tuşu