Müzakerenin Doğası ve Müzakerede Değer Yaratmak – Dünya genelinde hemen hemen tüm müzakere uzmanları eğitimlerine aşağıdakine benzer ifadelerle başlar:
“İnsanlar zamanlarının yüzde 80’ini müzakere ederek geçirirler. İş arkadaşlarımız, ailemiz ve sevdiklerimizle ilişkilerimizi dönüştürmek için müzakere tekniklerinin yapabileceği çok şey vardır. Müzakere teknikleri sorunların kapsamlı bir sistemle yönetilmesine yardımcı olacak bir çerçeve sunmaktadır.”
Müzakere ve Müzakerede Değer Yaratmak Nedir?
Bir müzakerenin ilkel ve içgüdüsel doğası, insan beyninin limbik kısmından gelir. Limbik beyin, tarih öncesi atalarımızın, dil gelişiminin gerçekleştiği analitik bölge olan neokorteksi geliştirmeden önce sahip oldukları beynin bir parçasıdır.
Müzakere Nedir? Müzakerenin kökeni Latincedir; neg otium tembellik ya da keyfinin olmaması anlamına gelir. Yani “negotiation (müzakere)” tembellik ve keyif kavramlarının yokluğuna işaret eder. Bir işle sürekli meşgul olmak şeklinde tercüme edilebilir. İş yapmak Latince negocio ile ifade edilmiş ve boş zamanı olmamak, sürekli meşgul olmak anlamında kullanılmıştır.
Her gün, müzakere etmek zorunda olduğumuz durumlar ile karşı karşıya kalırız. Potansiyel kız veya erkek arkadaşımızla hangi filmi izleyeceğimize karar verirken müzakere ederiz, çocuklarımızı yatağa yatırmaya çalışırken müzakere ederiz. Gürültü yapan komşumuzla başa çıkabilmek için müzakere ederiz. Dogmatik patronumuzla daha verimli bir toplantı yapabilmek için müzakere ederiz. Üründen şikayet eden müşterimizle zorlu konuşmalardan kaçınmak için müzakere ederiz. Bazen çok iyi niyetli de olsak, tüm bu müzakere süreçlerinde zaman zaman çatışmalar yaşanır.
Her şeyden önce müzakerenin amacını bilmeli, neden burada olduğumuzu belirlemeliyiz. Görüşme öncesi yapılan ön hazırlığın kalitesi çok önemlidir. Aktif dinlemeyi ve doğru soruları sormayı bilmiyorsanız, müzakere sırasında çok zor zamanlar geçirirsiniz. Ayrıca, “Ne kadar istiyorum veya sen ne kadar istiyorsun?”, “Bu filmi izlemek istiyorum, gidiyor muyuz gitmiyor muyuz?” veya “Yatağa gitmen lazım, gidecek misin gitmeyecek misin?” gibi yaklaşımlarla, bir problemi o anda tanımlamak da doğru olmaz.
Size verebileceğim ilk ipucu, müzakeredeki kritik an olan “problemi saptama anını” ötelemeniz olacaktır. Yukarıdaki örneklerde, saptama anları “Ne kadar istiyorum, sen kaç para istiyorsun”, “Bu filme gitmek istiyorum” veya “Yatağa gitmeni istiyorum” cümlelerindedir.
Müzakerede Değer Yaratmak
Japonya’da, Mâ adı verilen sessizlik anı, diğerleriyle ahenk içinde olabilmek ve düşünebilmek için geçirilen sessizlik anını ifade eder. Böylece insanlar aktif dinleme ve Mâ anını, değer yaratma aşamasının hızını ve tarzını dengelemek için kullanabilir. Değer yaratma aşamasında karşınızdakinin sözünü kesmemek, düşünmesine ve sizin fikirlerinizi yorumlayabilmesine izin vermek önemlidir.
Değer yaratma aşamasındaki çoğu fikir alışverişi fikirlerin serbestçe dolaşımından ortaya çıkar. Değer yaratma aşamasını organize etmenin, konsantrasyonu ve dinleme becerisini arttırmanın en iyi yöntemi, bir anda bir konudan bahsedebilme – yani aynı anda birkaç konudan bahsetmekten kaçınma yöntemidir. Ana değer vermek ve odaklanmak önemlidir. Baskı olmadan anın içinde olmak gerekir. Değer yaratma aşamasında en önemli şey doğru zamanda doğru konuyu belirlemektir.
Değer yaratma adımını müzakerede hassas bir an haline getiren bir başka özellik ise beklentilerdir. İnsanlar görüşlerini paylaştıkça, sorunları veya hayalleri tanımladıkça, ilgi alanlarını ve seçenekleri belirledikçe, çoğu zaman yenilikçi olunmasını, tanımlayıcı bir yaratılış gerçekleşmesini isterler.
Müzakere Neden Başarısız Olur?
Çoğu müzakereci öncelikle hazırlıksız oldukları için, ikinci olarak da hemen kritik başlık olan fiyat hakkında konuşmaya başladıkları için başarısız olur. Bir boşluk yaratırlar ve böylelikle olası bir anlaşma bir mesafeye, meydan okumaya ve zor bir mesele haline dönüşür. Öncelikle müzakere hazırlığına odaklanmalı, daha sonra değer yaratmak, güven inşa etmek, müzakereyi iyi bir ruh hali, iyi bir duygu, bir atmosfer ve konfor alanı yaratma anına dönüştürmek için rekabetçi taraflarımızı nasıl erteleyebileceğimizi öğrenmeliyiz.
Değer oluşturma adımını geçerseniz, limbik beyin kırmızı alarm modunda olacaktır. Önce herhangi bir mesafeyi, herhangi bir farklılık alanını azaltmalısınız. Bu nedenle müzakereye keşif amaçlı bir konuşma, beyin fırtınası, sorulacak ve dinlenecek bir an olarak başlamak önemlidir. Müzakere anı, ortak hayal kurmak, temel bir motivasyon yaratmak için kullanılacak bir andır. Filmin adının detayları, yatağa gitme anı ya da araba fiyatıyla ilgili detaylardan bahsetme anı değildir.
Değer yaratma süreci, hızlı gidebilmek için yavaş gitme sanatı ve bilimidir. H. Raiffa, “Müzakere Sanatı ve Bilimi” adlı kitabında öncelikle güvenin, ortak inancın ve amacın yaratılmasının öneminden bahsetmektedir.
Değer yaratma aşamasında önce iyi bir tanımınızın ve ortak bir vizyonunuzun olması çok önemlidir. Fikir birliğiniz olmalı. Eğer portakal satıyorsanız, portakalın portakal suyu fabrikasına mı kek fabrikasına mı gideceğini bilmelisiniz. Portakal suyu yapmak için satıyorsanız, kabuğa ihtiyacınız yoktur, posa yeterlidir. Ancak kek yapacaksanız da içine ihtiyacınız yoktur, koku vermesi için dış kabuğu yeterlidir.
Ana fikir teklifinizi kişiselleştirmeniz ve özelleştirmeniz gerektiği. Bunu veri toplayarak ve aktif dinleme ile yapabilirsiniz; menfaatler ve seçenekler hakkında net bir fikriniz olduğunda, tüm bilgiyi birleştirip teklif veya proje haline getirebilirsiniz. Değer yaratma adımı ihtiyaçları, tercihleri, istekleri, menfaatleri, seçenekleri ve bilgiyi toplama aşamasıdır ki taraflar arasında yanlış anlaşılma olmasın.
Yeni Müzakere Teknikleriyle bilgiyi çerçeveleme yönetimini kullanarak, algı ve bilgi boşluğunu azaltabilir ve ortak bir nokta bulabilirsiniz. Problemi doğru ifade edebilmek ve çerçeveleyebilmek karar biliminin temelidir.
Başta problemin çerçevesini belirlemek hayati önem taşımaktadır. Çerçeve ne kadar zenginse, sonuç da bir o kadar kaliteli olacaktır.
***
Yazar: Onur Buzağıcıoğlu
Web: www.onurbuzagicioglu.com
Not: Makaleyi kaleme alan Onur Buzagıcıoğlu’nun da ortak yazarlarından biri olduğu “Yeni Müzakere Teknikleri” başlıklı kitaba aşağıda verilen linkten ulaşabilirsiniz:
