Üretken Olmak – Emek kutsaldır; özellikle uğruna dökülmüş ter, gösterilmiş çaba ve tüketilmiş nefes varsa bu emek kutsallığın zirvesindedir. Buna inanarak iş gören insanlar saygı duyulmaya layık olduğu gibi, gösterdikleri çabanın bir sonucu olarak verimlidirler.
Verimlilik, bir kişinin okul veya iş yaşamında harcadığı zamanın bir ölçüsüdür. Tükettiğinden daha fazlasını üreten profesyoneller işyerlerinde üretken olarak kabul edilirken, hızlı öğrenebilen ve kaliteli ödev üretebilen öğrenciler de öğrenci olarak üretken olarak kabul edilir.
Elbette daha iyisi vardır. Bunun için yöneticilerin yönetim tekniklerini üretkenliğe ve verimliliğe göre ayarlamaları gerekir. Daha üretken olmak için benimseyebileceğiniz yönetim teknikleri arasında yapılacaklar listesi oluşturmak, daha küçük hedefler belirlemek, görevleri devretmek, dikkat dağıtıcı unsurları azaltmak, yoğun saatlerinizde çalışmak ve çoklu görevlerden kaçınmak yer alır.
Verimliliğin Ölçütü: Zaman Yönetimi
Hayatta, başarılı insanların son derece üretken olmaları şaşırtıcı değildir ve geliştirdikleri özel becerilerden biri de zaman yönetimidir.
Verimli yöneticiler, zamanı doğru bir şekilde yönetir. Herkes için geçerlidir; zamanı iyi yönetmeyi öğrenebilirseniz, üretken olursunuz.
Ancak, zamanınızı nasıl yöneteceğinizi ve iş ya da okul hayatını nasıl organize edeceğinizi öğrenmeniz gerekir. Özellikle doğuştan bir organizatör değilseniz, genellikle bu durum uzun zaman alacaktır.
Bu yazıda, işyerinizde veya okulunuzda daha üretken olmanıza yardımcı olacak dokuz yönetim tüyosunu tartışalım mı?
1-) Yapılacaklar listesi oluşturun
Yapılacaklar listesi, elinizdeki göreve odaklanmanıza yardımcı olmak için daha küçük ve daha yönetilebilir bölümlere ayrılmış ödevlerin bir listesidir.
Yapılacaklar listeleri, kişisel üretkenlik, zaman yönetimi ve görev yönetimi için organizasyonel bir teknik olarak kullanılır. Her görev öncelik sırasına göre yürütülür.
Oluşturmaları kolaydır ve yalnızca gün için başarmayı planladığınız her şeyi gözden geçirmek için biraz zaman ayırmanızı gerektirir. Daha üretken olmanıza yardımcı olacak hızlı bir yapılacaklar listesi oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin.
- Gün için başarmayı planladığınız her şeyi yazın
- Büyük görevleri daha küçük adımlara bölün
- Görevlere öncelik verin
- Görevi kimin yürüteceğini ve görevin ne zaman yürütüleceğini not edin
- Görevler için son tarihler belirleyin
Yukarıda vurgulanan adımları izleyerek öğrenciler veya profesyoneller, günlük olarak üretken, verimli ve etkili kalmalarına yardımcı olmak için kolayca bir yapılacaklar listesi oluşturabilir. Bunu yazarak, ne yapılması gerektiğini, ne zaman ve kim tarafından yapılması gerektiğini hatırlayacaksınız.
Teknolojiyi seviyorsanız, telefonunuzda veya tabletinizde, bilgisayarınız veya diğer cihazlarla senkronize olan listeler oluşturmak için birçok uygulama mevcuttur.
2-) Daha küçük hedefler belirleyin
“Son teslim tarihi” olan işler her zaman için panik yapıcıdır. Özellikle büyük bir sorumluluk taşıdığınızda stres ve bunalım kaçınılmazdır. Bu tür görevleri daha küçük hedeflere bölerseniz motive olduğunuz gibi panik olmaktan kurutulursunuz.
Bu hedefleri belirlediğinizde, ilerlemenizi kolayca ölçebilir ve daha büyük hedefinize ne kadar yakın olduğunuzu görebilirsiniz.
Örneğin, 30 gün içinde bin sayfalık bir materyalin özetini okuma, özetleme ve sunma göreviniz var.
Malzemenin hacmini düşündüğünüzde, kendinizi buna hazır hissetmeyebilirsiniz. Ama günde birkaç sayfaya, diyelim günde 40 sayfaya böldüğünüzde toplamdaki bin sayfa gözünüzde küçülecektir.
Ancak yine de günde 40 sayfanın çok fazla olduğunu hissedebilirsiniz. Her oturum için beş sayfaya bölerseniz; günün farklı saatlerinde sekiz okuma oturumu düzenlerseniz, materyali 25 günde bitirirsiniz. Özet sunum tarihinden önce ekibinizle tartışmalar ve incelemeler için beş gününüz daha olacak.
Büyük hedefleri daha küçük hedeflere ayırmanın üretken olmanıza ve daha fazlasını başarmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görebilirsiniz.
3-) Rutinler oluşturun
Rutinler edindiğimiz güzel alışkanlıklardır. Ne kadar tekrar ederseniz o kadar faydalıdır.
Rutinler, etkili bir şekilde kurulduktan sonra daha üretken olmanıza yardımcı olabilecek bir organizasyon stratejisidir. İşleri verimli bir şekilde yapmanıza yardımcı olmak için oluşturduğunuz bir dizi alışkanlık ve uygulamadır.
Her sabah dişlerinizi fırçalamak, her gün işten önce belirli bir saatte koşmak, belirli saatler arasında okumak vb. gibi her şey olabilir. Rutinler oluşturmak çok önemlidir çünkü size yaşamınızda bir düzen, denge ve kontrol duygusu sağlarlar.
Rutinler, herhangi bir anda neyin önemli olduğuna odaklanmanıza izin verir ve sizin veya ekibinizin diğer görevleri programlarına göre yapacağını bilme özgürlüğü verir.
Peki, bir rutin oluşturmak için ne gibi önlemler alabilirsiniz?
- Bir rutin oluşturmanın ilk adımı, gün içinde ne yaptığınızı ve ne kadar zaman aldığını bulmaktır.
- İkinci adım, gününüzü planlamaktır, böylece neyin ne zaman yapılması gerektiğini bilirsiniz.
- Üçüncü adım, her görev için yeterli zaman ayırabilmeniz için bir süreye karar verirsiniz.
- Dördüncü adım, her işi tamamlamanın adımlarını, bunu başarmada nerede olduğunuzu bilmek için haritalamaktır.
- Beşinci ve son adım, her gün rutini takip etmektir.
4-) Korkmayın: Yetkilerinizi ve görevleri devredin
Görevleri devretmek, işyerinde uzun süredir kullanılan bir yönetim tekniği olmuştur. Verimliliği en üst düzeye çıkarmanın ve stresi azaltmanın etkili bir yoludur.
Yetkilendirme tekniği hem bireysel hem de ekip projelerine uygulanabilir.
Görevleri devrettiğinizde, en kritik görevlere konsantre olmanızı sağlarken, ekip üyeleriniz kendilerine atanan ve kendi becerilerine uyan diğer görevleri tamamlamaktan sorumludur.
Heyet okullarda da uygulanmaktadır. Bir proje üzerinde çalışan öğrenciler, kendi aralarında görevleri devredebilir ve bireysel olarak çalıştıklarından daha hızlı sonuç alabilirler.
Bu tekniği uygulamak basittir. Yalnızca ekipleriniz için net ve kesin talimatlar oluşturmanızı ve görevlerini başarıyla tamamlamaları için gerekli kaynakları veya araçları sağlamanızı gerektirir.
5-) Düzenli molalar verin
Evet, özellikle bir projenin ortasındayken ara vermek istemek zor olabilir. Ancak, dinlenmeye zaman ayırmadan 7/24 çalışmak, mutlaka daha fazlasını yapacağınız anlamına gelmez.
Aslında, Illinois Üniversitesi’ndeki araştırmacılar tarafından yapılan bir araştırmaya göre, düzenli molalar verenler, yapmayanlara göre görevleri daha hızlı ve daha iyi tamamlama eğilimindedir.
Düzenli molalar veren insanlar daha yüksek konsantrasyona ve daha iyi bir görev ruh haline sahipken, tükenmeyenler.
Dinlenmenize ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olacak molaları programınıza dahil etmenin basit yollarından bazıları: Dışarıda yürüyüşe çıkmak, bir kahve içmek veya binanın etrafında bir koşuya çıkmaktır.
Bu kısa molalar zihninizi tazeleyecek ve yeni bir bakış açısıyla işinize geri dönmenizi sağlayacaktır.
6-) Dikkat dağıtıcı unsurları azaltın
Dikkat dağınıklığını azaltmak, hedeflerinize daha fazla odaklanmak anlamına gelir. Dikkat dağıtıcı şeyleri azaltabilirseniz, daha üretken olursunuz.
Pomodoro tekniği, dikkat dağınıklığını azaltmaya yardımcı olduğu kanıtlanmış bir yönetim yaklaşımıdır.
Pomodoro tekniği, zamanı 25 dakikalık çalışma ve ardından 5 dakikalık aralara bölerek dikkatiniz dağılmadan işiniz üzerinde çalışmanıza yardımcı olan bir zaman yönetimi tekniğidir.
Tekniğin arkasındaki fikir, dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak için her seferinde bir göreve konsantre olmaktır.
Dikkatinizi dağıtan şeyleri azaltmanın ve daha üretken olmanın bir diğer önemli adımı, elinizde bir işiniz olduğunda konsantre olabilmeniz için telefonunuzdaki, sosyal medyadaki ve diğer uygulamalardaki bildirimleri kapatmaktır.
7-) Bir koltukta birkaç karpuz taşımayın!
Popüler inanışın aksine, çoklu görev sizi daha üretken yapmaz. Çoklu görev, odağınızı kaybetmenize neden olabilir ve bu da hatalara yol açabilir.
Çoklu görev yeteneği kulağa harika bir beceri gibi gelebilir. Hatta çoklu görev yeteneğini bir iş gereksinimi olarak görebilirsiniz.
Ancak bilim, üretken olmak ve birinin üretken zamanının %40’ına mal olmak istiyorsanız, çoklu görev yapmanın en iyi teknik olmadığını kanıtlamıştır.
Bireylerin çoklu görevi ne zaman durduracaklarını bilmeleri ve yalnızca bir göreve odaklanmaları gerekir. Bu, üretkenliklerini en üst düzeye çıkarmalarına ve dikkatlerinin dağılmasından kaynaklanabilecek hatalardan kaçınmalarına olanak tanır.
😎 “Acil-Önemli Matrisi”ne uyun!
Her günün başlangıcında önce kolay görevleri yaparak kazanmaya başlamak cezbedicidir. Bu fena değil, ancak sabah ilk yaptığınız şeyin gününüzün ne kadar verimli geçeceğini belirlediği söylenir. Aynı şey yatmadan önce yaptığınız son şey için de geçerlidir.
En zorlu görev, muhtemelen en yoğun saatlerinizdeyken yapılmalıdır.
Bu teknik, “Eisenhower Karar Matrisi” veya “Acil-Önemli Matrisi” olarak adlandırılan bir zaman yönetimi ilkesine dayanmaktadır.
Bu ilke, daha fazla enerjiye ve daha az dikkat dağıtıcı şeye sahip olduğumuz günün erken saatlerinde en zorlu görevlerle başa çıkmamızı önerir.
Bu sistemin arkasındaki fikir, önce en zorlu şeyi yaparsanız, diğer görevleri yapmak için daha fazla dayanıklılığa sahip olmanızdır. Yöneticilerin yıllardır kullandığı bir zaman yönetimi tekniğidir .
9-) Birilerine karşı sorumlu olun
Hesap verebilirliği sıklıkla kötü bir şeyin sonucu olarak düşünürüz, ancak başarı için güçlü bir araç olabilir. Hesap verebilirlik, belirlediğimiz görevlerin ve hedeflerin tamamlanması için başka bir kişiye karşı sorumlu olmak anlamına gelir.
Sorumlu olmak aynı zamanda sizin ve ekibinizin yapacağınızı söylediğiniz şeylerden sorumlu tutmanızı sağlar ve bu da kendinize daha fazla güven duymanıza neden olabilir.
Sonuç: İki teknikle başlamanızı öneririz: Yapılacaklar listesi oluşturmak ve yoğun saatlerinizi belirlemek
Kişisel, akademik ve profesyonel olarak, kendini geliştirme arayışı hiç bitmeyen bir yolculuktur, ancak başarıya giden yolda yaşadığımız süreç onu ilginç kılıyor.
Daha üretken olmak için yukarıdaki yönetim ipuçları her zaman geçerlidir ve kariyerinizde akademik mükemmellik veya başarı elde etmenize yardımcı olabilir. İşe gidip gelmeniz, evden çalışmanız fark etmez. Bu ipuçları, bir kez uygulandığında, daha hızlı yapmanıza yardımcı olacaktır.
Tartıştığımız bazı yönetim ipuçları arasında bir yapılacaklar listesi oluşturmak, bir rutin oluşturmak, düzenli molalar vermek, görevleri devretmek, dikkat dağınıklığını azaltmak ve daha fazlası yer alıyor.
Ancak hepsini bir kerede denemek sizi bunaltabilir ve üretkenlik yolculuğunuzu olumsuz etkileyebilir.
Bu nedenle, motive olmanızı ve üretken olmanızı sağlamak için uygulayacağınız bir veya iki ipucu seçmenizi öneririz. Bu sistemde uzmanlaştıktan sonra, listedeki diğer tekniklerde ustalaşmaya geçebilirsiniz.
