İş akışlarınız için hızlı PDF düzenleme yöntemleri

İş akışlarınız için hızlı PDF düzenleme yöntemleri – İş akışı, doğru insanları doğru verilerle doğru zamanda bağlayarak ekiplerin hedeflerini gerçekleştirmesini sağlayan uçan uca süreçtir. İş akışları verileri (görevleri) başlangıçtan bitişe kadar bir dizi adımdan geçirir. İş akışı ayarlandıktan sonra anlaşılır olmakla kalmaz, tekrar edilebilir hale de gelir.

Etkili bir iş akışının üç aşaması ve yedi adımı vardır:

Planlama: bilgi toplama, talep alma, önceliklendirme
Yürütme: geliştirme, süreç takibi
İnceleme: onaylama, raporlama

İş akışlarını dikkatle yönetmek bir organizasyonun rekabetçi piyasa koşullarında öne çıkabilmesi için şarttır. Elbette iş akışı yönetimi, dijital belgeler olmadan düşünülemez. Belgelerle, özellikle PDF dosyalarıyla çevrimiçi olarak daha iyi nasıl çalışabileceğinizi de bilmeniz gerekir.

Bu yazıda iş akışı ve belge yönetiminin yanı sıra PDF oluşturma ve düzenleme hakkında yararlı bilgiler bulabilirsiniz.

PDF Düzenleme Yöntemleri

İş akışı yönetiminin avantajları

İş akışı yönetimi; iş akışlarının tasarlanmasını, oluşturulmasını, yürütülmesini ve görüntülenmesini içeren bir süreçtir.

Bu süreçte karşılaşabileceğiniz görevlerden bazıları şunlardır: adımları ayarlamak ve düzenlemek, işlevsiz akışları düzeltmek, akışları değişen şartlara uyarlamak, dokümantasyon gerekliliklerini yerine getirmek, dahil olan bütün tarafları haberdar etmek, vb.

Genelde birçok işletme bunun için iş akışı yönetim sistemlerinden yararlanır. İş akışlarınızı bir sistemle etkili bir şekilde yönettiğinizde şu avantajları elde edebilirsiniz:

Görevler elverişli hale gelir: Süreçlerinize dair daha fazla anlayışla tıkanıklıkları ve gereksiz görevleri tespit edip ortadan kaldırarak verimliliği artırabilirsiniz.
Şeffaflığı artırır: İş akışı yönetimi süreçlerinizi çevreleyen verileri toplar. Bu veriler ekibinizde neler olup bittiğine dair size daha iyi fikir verebilir.
İletişimi geliştirir: İş yeri iletişiminin düzeni bozulabilir. Bu durumda iş akışı yönetim araçları, güncellemeleri zamanında almanız için bildirimler gönderebilir. Ayrıca, artan şeffaflık gereksiz iletişim ihtiyacını azaltır.
Çalışanlara sorumluluk verir: Ekip içi iş akışı yönetimi çalışanlara onlardan ne beklendiğine dair açık bir görüş sunar. Bu da onların projelerini sahiplenmelerini sağlar ve kontrolcü bir idare gereğini ortadan kaldırır.

Dijital belge yönetimi adımları

İş akışı yönetimi dijital belgeler (özellikle de PDF belgeleri) olmadan düşünülemez. Ekibinizin kullandığı belgeleri belli bir sisteme oturttuğunuzda iş akışınızın da kayda değer ölçüde pürüzsüzleştiğini görebilirsiniz. Dijital belge yönetiminin belli başlı adımları şöyle sıralanabilir:

Net hedefler belirleyin: Dijital belge yönetime eksiksiz bir strateji içinde yaklaşmanız önemlidir. Buna kağıt belgeleri dijital ortama aktarmanın yanı sıra halihazırda dijital olan belgelerinizi düzenlemek de dahildir. Çalışan sayısı, dijital alan ve bütçe gibi kaynaklarınızı da göz önünde bulundurmanız gerekir.
Neleri dijitalleştireceğinize karar verin: Bütün belgelerinizi dijitalleştirmek ekonomik ve gerekli olmayabilir. Gereksiz veya elenecek belgeleri ayıkladıktan sonra kalan belgeleri kategorize ederek sonraki süreci kolaylaştırabilirsiniz. Süreci paydaşlarınıza da aktararak dirençle karşılaşmamayı garanti edebilirsiniz.
Doğru teknolojiyi seçin: Bütçenize ve alanınıza göre, belgelerinizi cihazlarınızda veya bulut platformlarında saklayabilirsiniz. Ürettiğiniz işle ilgili diğer programlarla da entegre olabilen yazılımlar seçerek iş akışınızı pürüzsüz hale getirmeniz mümkün. Belgelerinizin her cihazda ve her işletim sisteminde çalışması için online araçlar da idealdir.

PDF Hazırlama Yöntemleri

PDF nasıl oluşturulur?

PDF oluşturma söz konusu olduğunda iki temel kategoriden söz edilebilir: Birincisi, belgelerin taranarak PDF haline getirilmesi; ikincisi, sıfırdan PDF yapma.

Belgeleri tarayarak PDF haline getirmek için yapılacaklar şunlardır:

Varsa bir tarama cihazı, yoksa da bir tarayıcı uygulamasıyla belgelerinizin görüntüsünü alın. Görüntülerdeki metinler seçilemez ve bilgiler açıktadır. O yüzden yeterli gibi görünse de bu adımda durmamanız önerilir.
Belgeleri dijital ortama OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisiyle aktarmanız önemlidir. Böylece PDF üzerine yazı yazma ve içinde arama yapma mümkün olur. Bu, arşivden bir belge bulmak gerektiğinde büyük zaman kazandırır.
JPEG’i PDF’e dönüştürme için çevrimiçi araçları kullanabilirsiniz. Bunlar cihazınızda yer kaplamaz ve hem masaüstünde hem mobilde çalışmanıza olanak tanır. Evrensel bir format olan PDF her cihazda görüntülenebilir.
Belgeniz hassas bilgiler içeriyorsa parola koruması da eklemeniz artık mümkün.

Online olarak boş bir PDF dosyası oluşturma için yapılacaklar ise şunlardır:

PDF Guru’da PDF oluştur komutu vermek için ana sayfadaki araç menüsünden ilgili aracı seçin.
Ekranda beyaz bir sayfa açılacak. Burayı menü çubuğundaki araçları kullanarak ihtiyacınıza göre doldurabilirsiniz. Örneğin ana başlık, ara başlık ve düz metinler; çeşitli şekiller ve hatta elektronik imza ekleyebilirsiniz.
Belge son halini aldığında ön izlemeden de kontrol edip PDF yap butonuna tıklayarak onu cihazınıza kaydedebilirsiniz.

Hızlı PDF düzenleme ipuçları

En iyi PDF düzenleyici araçları barındıran PDF Guru’da PDF’lerinizi online olarak kolayca düzenleyebilirsiniz. Bu platformdaki araçları kullanarak saniyeler içerisinde yapabileceklerinize dair birkaç ipucunu aşağıda bulabilirsiniz:

Daha okunabilir belgeler için içeriği destekleyici şekiller ve resimler ekleyin. Özellikle düz ve uzun metinlerde kullanıcıların dikkatinin dağılması olasıdır. Başlık türleri ve yazı tipleri de yazılara hareket katmanızı sağlar.
Sayfalarınızdan biri veya birkaçı büyük bir resim veya tablo içeriyorsa görüntünün kesilmemesi için sayfayı yatay hale getirin. Sayfayı döndürmek hem içindeki görseli tam gösterir hem de yukarıdaki maddede olduğu gibi kullanıcıların dikkatini çeker.
Sayfalarınızın sırasını küçük resimleri sürükleyip bırakarak birkaç tıkla değiştirin. Daha tutarlı bir belge için bazı sayfaları silebilir veya ayırarak yeni bir belge yapabilirsiniz. Yeni boş bir sayfa ekleyerek istediğiniz gibi doldurmanız da mümkün.
Web sitesinde hazır bulunan form şablonlarını kullanarak zamandan tasarruf edin. Bu belgelerde tek yapmanız gereken form alanlarını doldurmak ve e-imza eklemek olacaktır.

Sonuç

İş akışınızı yönetmenin yolu dijital belgelerinizi yönetmekten, dijital belgelerinizi yönetmenin yolu da PDF belgeleriyle etkili bir şekilde çalışmaktan geçer. Kapsamlı bir online PDF platformu kullanarak PDF düzenleme, oluşturma ve dönüştürme işlemlerinizin hepsini bir arada yapabilirsiniz. Üstelik cihaz, işletim sistemi, saklama alanı, zaman ve mekândan da bağımsız olursunuz.